|
|
|
Краткая инструкция для PR-менеджеров |
В основу сервиса положена самая большая в российском Интернет база данных СМИ, насчитывающая более 2000 изданий, как центральных, так и региональных, собранная и актуализированная специально для данного проекта. Особенностью базы является наличие информации не только о самих СМИ, но и об отдельных персоналиях (журналистах).
Использование сервиса SmartPR позволяет PR-менеджерам наладить контакты с профильными СМИ, и автоматизировать рутинные процессы составления и поддержки списков контактов и выполнения рассылок пресс-релизов.
Кроме этого, сервис предоставляет возможность фиксации и презентации результатов PR-активности компании, что может быть интересно как руководству компании, так и самим PR-менеджерам в качестве портфолио.
Регистрация
Необходимым условием для использования сервиса является регистрация. Зарегистрировавшись, пользователь получает возможность:
· видеть адреса сайтов СМИ
· отправлять email-сообщения в адрес СМИ и журналистов, зарегистрированных на сайте
· создать собственный небольшой (не более 50 адресов) список контактов.
Авторизация
Но регистрация на сайте сама по себе не позволяет публиковать и рассылать пресс-релизы, вводить информацию о публикациях и др. Для этого необходимо пройти АВТОРИЗАЦИЮ - т.е. процесс подтверждения того, что пользователь, зарегистрировавшийся как PR-менеджер, действительно обладает этими полномочиями.
Для авторизации пользователя необходимо, чтобы он прислал официальный факс-доверенность, уполномочивающий его публиковать и рассылать пресс-релизы от имени компании.
Предложение авторизоваться и ссылка на страницу с текстом доверенности высылается в письме-уведомлении о регистрации. Кроме того, доверенность всегда доступна на сайте (пункт меню Авторизация)
Авторизация будет проведена в течение 2-3 дней после получения факса. Авторизованный пользователь получает возможность:
· Составлять список контактов до 300 позиций
· рассылать письма по списку контактов - по всему или выборочно.
· публиковать на сайте SmartPR.ru пресс-релизы
· рассылать пресс-релизы по списку контактов
· выкладывать на сайт вышедшие по итогам пресс-релизов статьи, увязывая их с конкретными пресс-релизами и изданиями.
Формирование списка контактов
Списки контактов набираются на основании каталога изданий и представителей СМИ. Есть возможность включения в список контактов как отдельных изданий (журналистов), так и целых рубрик тематического/географического каталога изданий и журналистов.
Соответственно, кнопки добавления в список контактов присуствуют как в карточках отдельных изданий и журналистов, так и на странице каталога изданий (внизу страницы).
Просмотр/редактирование списка рассылки выполняется через пункт меню "Списки рассылки". При просмотре списка рассылки у авторизованного пользователя есть возможность отправить произвольное письмо всем или некоторым адресатам из своего списка контактов - скажем, поздравление с новым годом или приглашение на пресс-конференцию :).
Ввод недостающих контактов
Если вы обнаружили, что в каталоге изданий/журналистов отсутствуют контакты, необходимые вам для работы, вы можете заполнить заявку на регистрацию издания/контакта/журналиста. Ваша заявка будет помещена в базу данных, и включена в ваш список контактов, но она останется недоступной для других посетителей сайта.
Вам она будет доступна через пункт меню "Частные контакты".
В случае, если вы добавляли информацию о журналисте уже имеющегося в базе издания, информация о нем будет недоступной другим посетителям сайта до тех пор, пока он сам не откроет свою информацию для всеобщего обозрения.
Информацию об изданиях и общих контактах, введенная вами, будет рано или поздно просмотрена модератором и авторизована в общественное пользование. В этом случае она изчезнет из списка "Частные контакты".
Но если вы при вводе пометили контакт как Частный, переведен в общий доступ он может быть только в том случае, если при проверке информации выяснится, что информация о нем имеется на сайте или в выходных данных издания.
Публикация пресс-релизов
Публикация пресс-релиза выполняется либо из вашей карточки компании, либо из списка
пресс-релизов на сайте. Структура пресс-релиз является типовой, и включает
· заголовок
· краткую аннотацию
· текст
· информацию о компании
· контактную информацию
При публикации пресс-релиза вы можете прикрепить файл, содержащий полный текст.
Информация о компании и контактная информация по умолчанию берется из вашей карточки компании, но может быть скорректирована при подготовке пресс-релиза.
Пресс-релиз может иметь разные статусы, отражающие разные стадии его подготовки
· Событийный повод
· Предварительный вариант
· Окончательный вариант
Для посетителей сайта доступны только пресс-релизы со статусом "окончательный вариант". Использование статусов позволяет разделять работу по подготовке пресс-релизов, отдавая, скажем, написание черновых текстов внешним копирайтерам, затем корректируя их работу на сайте, и публикуя получившийся результат.
Рассылка пресс-релизов
Подготовленный пресс-релиз (со статусом Окончательный вариант) может быть разослан по списку контактов. Перед этим он может быть в качестве теста отправлен себе - чтобы посмотреть, как будет выглядеть письмо.
Публикция статей о компании
ПР-менеджер может публиковать ссылки на материалы Интернет-СМИ, посвященные компании. Такие ссылки могут быть ассоциированы с конкретными пресс-релизами, и/или компанией в целом. Могут быть также опубликованы тексты с указанием источника (если статья вышла в бумажном СМИ).
Для поиска ссылок в настоящее время необходимо использовать внешние сервисы мониторинга, но планируется интеграция сервиса с какими-либо подобными сервисами.
Профессиональный доступ
Профессиональный (платный) доступ предоставляет следующие возможности:
· Отсутствие ограничений на количество рассылаемых писем и пресс-релизов
· создание и использование множества именованных списков контактов
· отсутствие ограничений на длину списков контактов
· Возможность использования предварительно созданных общих списков рассылки. и создания своих списков со статусом "общие"
· доступ к дополнительной информации об изданиях (контактные лица)
· доступ к информации и возможность включения в списки контактов всех зарегистрированных на сайте представителях СМИ, а не только тех, которые открыли доступ к своей информации.