Как использовать сервис SmartPr

В основу сервиса положена самая большая в российском Интернет база данных СМИ, насчитывающая более 2000 изданий, как центральных, так и региональных, собранная и актуализированная специально для данного проекта. Особенностью базы является наличие информации не только о самих СМИ, но и об отдельных персоналиях (журналистах).

Использование сервиса SmartPR позволяет PR-менеджерам наладить контакты с профильными СМИ, и автоматизировать рутинные процессы составления и поддержки списков контактов и выполнения рассылок пресс-релизов.

Кроме этого, сервис предоставляет возможность фиксации и презентации результатов PR-активности компании, что может быть интересно как руководству компании, так и самим PR-менеджерам в качестве портфолио.

Регистрация

Необходимым условием для использования сервиса является регистрация. Зарегистрировавшись, пользователь получает возможность:

· видеть адреса сайтов СМИ

· отправлять email-сообщения в адрес СМИ и журналистов, зарегистрированных на сайте

· создать собственный небольшой (не более 50 адресов) список контактов.

Авторизация

Но регистрация на сайте сама по себе не позволяет публиковать и рассылать пресс-релизы, вводить информацию о публикациях и др. Для этого необходимо пройти АВТОРИЗАЦИЮ - т.е. процесс подтверждения того, что пользователь, зарегистрировавшийся как PR-менеджер, действительно обладает этими полномочиями.

Для авторизации пользователя необходимо, чтобы он прислал официальный факс-доверенность, уполномочивающий его публиковать и рассылать пресс-релизы от имени компании.

Предложение авторизоваться и ссылка на страницу с текстом доверенности высылается в письме-уведомлении о регистрации. Кроме того, доверенность всегда доступна на сайте (пункт меню Авторизация)

Авторизация будет проведена в течение 2-3 дней после получения факса. Авторизованный пользователь получает возможность:

· Составлять список контактов до 300 позиций

· рассылать письма по списку контактов - по всему или выборочно.

· публиковать на сайте SmartPR.ru пресс-релизы

· рассылать пресс-релизы по списку контактов

· выкладывать на сайт вышедшие по итогам пресс-релизов статьи, увязывая их с конкретными пресс-релизами и изданиями.

Формирование списка контактов

Списки контактов набираются на основании каталога изданий и представителей СМИ. Есть возможность включения в список контактов как отдельных изданий (журналистов), так и целых рубрик тематического/географического каталога изданий и журналистов.

Соответственно, кнопки добавления в список контактов присуствуют как в карточках отдельных изданий и журналистов, так и на странице каталога изданий (внизу страницы).

Просмотр/редактирование списка рассылки выполняется через пункт меню "Списки рассылки". При просмотре списка рассылки у авторизованного пользователя есть возможность отправить произвольное письмо всем или некоторым адресатам из своего списка контактов - скажем, поздравление с новым годом или приглашение на пресс-конференцию :).

Ввод недостающих контактов

Если вы обнаружили, что в каталоге изданий/журналистов отсутствуют контакты, необходимые вам для работы, вы можете заполнить заявку на регистрацию издания/контакта/журналиста. Ваша заявка будет помещена в базу данных, и включена в ваш список контактов, но она останется недоступной для других посетителей сайта.

Вам она будет доступна через пункт меню "Частные контакты".

В случае, если вы добавляли информацию о журналисте уже имеющегося в базе издания, информация о нем будет недоступной другим посетителям сайта до тех пор, пока он сам не откроет свою информацию для всеобщего обозрения.

Информацию об изданиях и общих контактах, введенная вами, будет рано или поздно просмотрена модератором и авторизована в общественное пользование. В этом случае она изчезнет из списка "Частные контакты".
Но если вы при вводе пометили контакт как Частный, переведен в общий доступ он может быть только в том случае, если при проверке информации выяснится, что информация о нем имеется на сайте или в выходных данных издания.

Публикация пресс-релизов

Публикация пресс-релиза выполняется либо из вашей карточки компании, либо из списка

пресс-релизов на сайте. Структура пресс-релиз является типовой, и включает

· заголовок

· краткую аннотацию

· текст

· информацию о компании

· контактную информацию

При публикации пресс-релиза вы можете прикрепить файл, содержащий полный текст.

Информация о компании и контактная информация по умолчанию берется из вашей карточки компании, но может быть скорректирована при подготовке пресс-релиза.

Пресс-релиз может иметь разные статусы, отражающие разные стадии его подготовки

· Событийный повод

· Предварительный вариант

· Окончательный вариант

Для посетителей сайта доступны только пресс-релизы со статусом "окончательный вариант". Использование статусов позволяет разделять работу по подготовке пресс-релизов, отдавая, скажем, написание черновых текстов внешним копирайтерам, затем корректируя их работу на сайте, и публикуя получившийся результат.

Рассылка пресс-релизов

Подготовленный пресс-релиз (со статусом Окончательный вариант) может быть разослан по списку контактов. Перед этим он может быть в качестве теста отправлен себе - чтобы посмотреть, как будет выглядеть письмо.

Публикция статей о компании

ПР-менеджер может публиковать ссылки на материалы Интернет-СМИ, посвященные компании. Такие ссылки могут быть ассоциированы с конкретными пресс-релизами, и/или компанией в целом. Могут быть также опубликованы тексты с указанием источника (если статья вышла в бумажном СМИ).

Для поиска ссылок в настоящее время необходимо использовать внешние сервисы мониторинга, но планируется интеграция сервиса с какими-либо подобными сервисами.

Профессиональный доступ

Профессиональный (платный) доступ предоставляет следующие возможности:

· Отсутствие ограничений на количество рассылаемых писем и пресс-релизов

· создание и использование множества именованных списков контактов

· отсутствие ограничений на длину списков контактов

· Возможность использования предварительно созданных общих списков рассылки. и создания своих списков со статусом "общие"

· доступ к дополнительной информации об изданиях (контактные лица)

· доступ к информации и возможность включения в списки контактов всех зарегистрированных на сайте представителях СМИ, а не только тех, которые открыли доступ к своей информации.